An allen Aktivitätenformularen einschließlich Memos können sog. Folgeaktivitäten (Nachfolgeaktivitäten) erstellt werden. Folgeaktivitäten selbst sind daran zu erkennen, dass in ihrer Titelleiste der Name der Ursprungsaktivität als Hyperlink zu sehen ist. Das Erstellen von Folgeaktivitäten kann zeitgleich mit der Bearbeitung der Ursprungsaktivität (z.B. beim Schreiben eines Briefes oder Besuchsberichtes) erfolgen (Button am Notizfeld oder in der Funktionsleiste Folgeaktivität [Neu]). Die Folgeaktivitäten einer Aktivität sind immer im Aktivitätenformular der Ursprungsaktivität zu sehen und können sofort per Hyperlink geöffnet werden. Über die zusätzlichen Aktivitätenstatus In Nachbearbeitung und Nachbearbeitung abgeschlossen sollten Sie Aktivitäten mit Folgeaktivitäten kennzeichnen.
Folgeaktivitäten
Siehe auch: weiter unten Nachträgliche Verknüpfung von Folgeaktivitäten
Der Status in Nachbearbeitung ist auch als offener Status ohne Folgeaktivitäten möglich.
Achtung: Wenn Sie eine Folgeaktivität anlegen, wird das Feld "Für Kontakt" nicht in jedem Fall übernommen. Im Standard werden keine Kontakt-Zuordnungen übernommen. Dies kann bei Bedarf im Customizing erfolgen. Die Vorbelegung für das Feld "Für Kontakt" der Folgeaktivität erfolgt mit dem Kunden des Hauptprojekts der Ausgangsaktivität (wenn eines vorhanden ist). Der "Für Kontakt" wird also nicht 1:1 übernommen. Dieses Verhalten ist so gewollt und nicht einstellbar. Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte auch die Variable PSA_FLW_ACT_CPY_REL weiter unten.
Szenarien
Die Strukturierung von Aktivitäten über Folgeaktivitäten kann zur Abbildung verschiedener Szenarien genutzt werden, z.B.:
- Für die Nachbereitung einer abgeschlossenen Aktivität. In diesem Fall wird die Ursprungs-Aktivität "In Nachbearbeitung" gesetzt und erscheint nicht im Entry Portal. Die Verfolgung geschieht ausschließlich über die Folgeaktivitäten.
- Für eine Hauptaktivität mit Unteraktivitäten. Die "Folgeaktivität" ist dann Checklistenpunkt oder Teilschritt zur Lösung einer Aufgabe oder zur Vorbereitung eines Termins. In diesem Fall wird die Aktivität nicht "in Nachbearbeitung" gesetzt. Dadurch sind sowohl die Haupt-Aktivität und auch alle Unteraktivitäten im Entry Portal sichtbar.
- Nutzen Sie Folgeaktivitäten, um an einem Termin mit externen Teilnehmern alle Informationen, die nur für interne Teilnehmer relevant sind, in Folge-Aufgaben, Folge-Memos etc. abzulegen. Damit sind interne Informationen vor dem versehentlichen Versenden mit der automatischen Synchronisation des Termins geschützt, weil sie nicht im Notizfeld stehen, das immer synchronisiert wird.
Die Regeln zur Darstellung im Entry Portal werden aus diesem Grund NICHT verändert. Das heißt, Aktivitäten mit dem Status "In Nachbearbeitung" (DON-Status) werden weiterhin so behandelt wie abgeschlossene Aktivitäten und nicht im Entry Portal dargestellt.
Folgeaktivitäten zu einem Termin
Schnellanlegen von Folgeaktivitäten aus der Detailansicht an Unterlisten
Zum schnellen Anlegen von Folgeaktivitäten in der Detailansicht markierter Einträge in einer Liste wird an den drei vertikalen Pünktchen rechts neben dem Betreff einfach der Aktivitätstyp ausgewählt und damit sofort die entsprechende Folgeaktivität erstellt.
Hinweis: Grundsätzlich wird beim Erstellen einer Folgeaktivität automatisch immer der eingeloggte Anwender als Zuständiger eingetragen, der sich vom Zuständigen der ursprünglichen Aktivität unterscheiden kann. Wenn Sie Folgeaktivitäten angelegt haben, setzen Sie bitte den Status der Ursprungsaktivität immer in Nachbearbeitung, damit Sie auch in einer Übersichtsliste erkennen, dass Folgeaktivitäten anhängig sind.
Admin: Um an einer Folgeaktivität auch alle Zuordnungen aus "Speichern unter" nachvollziehen und ggf. anpassen zu können, wird der vollständige modale Aktivitätendialog einer Folgeaktivität vorgelegt. Mit der Variable PSA_FLW_ACT_STD_DLG können Sie festlegen, ob stattdessen beim Anlegen einer Folgeaktivität nur ein reduzierter Dialog vorgelegt wird (Standard ist "y", vollständiger Dialog).
Die Variable PSA_FLW_ACT_CPY_REL steuert, welche Zuordnungen übernommen werden sollen. Im Standard sind das Projekt-, Produkt- und Serviceobjekt-Zuordnungen. Im Standard werden keine Kontakt-Zuordnungen übernommen. Dies kann bei Bedarf im Customizing erfolgen.
Zugriffsvererbung
Beim Anlegen einer Folgeaktivität wird die Zugriffsdefinition von der Ursprungsaktivität auf die Folgeaktivität kopiert.
Admin: Das Feature ist über die Variable PSA_FLW_ACT_CPY_ACC (y/n) deaktivierbar.
Nachträgliche Verknüpfung von Folgeaktivitäten
An einer Aktivität können nachträglich bereits vorhandene Aktivitäten als Folgeaktivitäten zugeordnet werden. Dafür finden Sie in allen Aktivitätenmasken im Bereich Folgeaktivitäten einen Auswahlbutton. Die Zuordnung ist auch per Drag-and-Drop in die Anzeige/Liste der Folgeaktivitäten möglich.
Hinweis: Über beide Methoden können nur Aktivitäten zugeordnet werden, die noch keine Folgeaktivitäten sind.
An Briefen und E-Mails sind die Folgeaktivitäten wegen des Vorschaufeldes der Übersicht halber als eigene Unterliste (Reiter Folgeaktivitäten) bereitgestellt, während sie an den anderen Aktivitäten immer neben dem Notizbereich zu finden sind.