Erstellen eines Briefes oder Fax

Brief und Fax werden mit getrenntem Aufruf für ausgehende bzw. eingehende Korrespondenz erstellt. Damit muss nicht nachträglich im entsprechenden Formular auf die Art umgestellt werden.

Für Brief/Fax werden Standardvorlagen verwendet, die alle benötigten Informationen und Daten verar­beiten.

Der Brief wird grundsätzlich in der entsprechenden Textverarbeitung (z.B. MS Word) generiert und auch bearbeitet. Dabei wird der Brief aus der PisaSales-Datenbank temporär ausgecheckt und nach dem Bear­beiten wieder eingecheckt. Somit ist gesichert, dass immer die aktuelle Korrespondenz in PisaSales gespeichert ist.

1. Wählen Sie aus der Funktionsleiste eines Kontaktes oder Vorganges Aktivität (Neu) und erstellen Sie einen Brief bzw. ein Fax, es öffnet sich ein modales Brief-Formular.
2. Tragen Sie einen bezeichnenden Betreff ein (spätere Identifikation des Briefes) und speichern Sie den Brief zur weiteren Bearbeitung.
3. Als Absender der Korrespondenz ist automatisch der eingeloggte Benutzer angegeben. Als An (Emp­fänger) ist automatisch der Kontakt eingetragen, an dem der Brief erstellt wurde. Hier können Sie weitere Empfänger zuordnen. Der Brief wird jedem Empfänger zugeordnet.
4. Wenn Sie Anlagen anfügen, werden diese im Brief als Anlagen aufgelistet. Wollen Sie eine Verteilerliste aller Empfänger am Ende des Briefes haben, ist das VL-Flag neben dem Statusfeld (unter Erweitert) zu aktivieren.
   Im Dokumentenauswahldialog der Anlagen sind bereits die Dokumente (erste Strukturstufe) vorbelegt, die in der Dokumentbeziehung des "Für Kontaktes" bzw. auch des betreffenden Vorgangs (unter Button Erweitert) zugeordnet sind.
5. Prüfen Sie unter Zusatzdaten, ob weitere Versandinformationen im Adressfeld erforderlich sind (Ver­sandform, Vorausverfügung etc.).
6. Wählen Sie ggf. eine spezielle Vorlage für die Generierung des Briefes.
7. Prüfen und vergleichen Sie Adressen im Feld Sichtfenster auf Anrede und Adresse. Mit Klick auf den Expandierpfeil am Feld öffnen Sie die Sichtfenstereinträge für die Empfänger als Liste.
8. Klicken Sie die Funktion Generieren, um den Brief in der Textverarbeitung (MS Word) zu erstellen. Der Betreff des Briefes wird automatisch aus dem Betreff-Feld gezogen, die Adresse automatisch aus dem Kontakt erstellt, die Briefanrede ist persönlich.

1. Bearbeiten Sie das Dokument, schließen Sie die Textverarbeitung und bestätigen Sie Einchecken (nur so wird der Brief in der Datenbank gespeichert).
2. Der Status unter Erweitert wird auf Erstellt, nicht versandt gesetzt.
3. Klicken Sie die Funktion Bearbeiten, wenn Sie Änderungen am Brief vornehmen müssen.
4. Drucken Sie den Brief aus der Textverarbeitung aus und setzen Sie den Status unter Erweitert auf Versandt. Als Symbol oben rechts ist ein Blatt mit Erfolgshäkchen zu sehen.
   Der Brief wird im Preview des Formulars angezeigt (ggf. den Button Preview klicken), wenn Sie Microsoft Office bis Version 2003 nutzen. Es handelt sich um die reine Anzeige, nicht um einen Editor. Zum Anzeigen des Briefes in der Textverarbeitung reicht ein Klick auf den Betreff im Brief-Formular.