Ist ein Korrespondenzdokument erstellt, kann es jederzeit mit Klick auf den Betreff geöffnet und angesehen oder ausgedruckt werden. Ausnahme sind Musterkorrespondenzen. Diese müssen ggf. neu erzeugt werden bevor Sie diese ausdrucken.
E-Mails können Sie nach dem Generieren aus dem E-Mail-Programm oder direkt aus dem System heraus versenden. Um E-Mails zu drucken, verfahren Sie wie bei Korrespondenzen.
Korrespondenzen (Brief/Fax), die im Status Versandt sind, können nicht mehr Bearbeitet jedoch neu Generiert bzw. gedruckt (Generieren und Drucken) werden.
Mit den Funktionen können Sie eine vorhandene Korrespondenz neu erzeugen und das "alte" Korrespondenzdokument ersetzen. Die Funktion verwenden Sie insbesondere dann, wenn Sie die Anzahl der Empfänger ändern oder Empfänger austauschen.
Hinweis: Die Korrespondenz darf noch nicht versendet sein. Beachten Sie beim Ändern der Empfängerliste immer, den Button Sichtfenster aktualisieren zu verwenden. Siehe auch Fehlerprüfung und Adressvorschau.
Sollte beim Bearbeiten (Öffnen in der Textverarbeitung) des Korrespondenzdokuments die Meldung kommen "Sie haben den Client ohne Verwendung eines passenden und registrierten Applikations-Sets gestartet. Daher ist kein automatisches Einchecken von Dokumenten, Vorlagen und Korrespondenzen möglich!", so wurde beim Start des Client kein Client-Set benutzt, sondern die Zugangsdaten per Hand überschrieben.
Wenn Sie das Korrespondenzfile nicht einchecken, bedeutet es, dass Sie es "verwerfen", der Arbeitsstand geht verloren. Sichern Sie das Korrespondenzfile bei Bedarf lokal und importieren Sie es später.
Bereits existierende Korrespondenzen lassen sich mit den Standardbefehlen Duplizieren und Duplizieren mit Struktur wie jeder andere Datensatz wiederverwenden. Achten Sie besonders darauf, immer den Betreff bzw. den Kommentar entsprechend der Verwendung zu modifizieren.
Eine Kopie der Korrespondenz wird erstellt, Anlagen und Empfänger sind leer.
Eine Kopie der Korrespondenz wird erstellt, Anlagen und Empfänger werden von der kopierten Korrespondenz übernommen.