Bei der Vielzahl von Aktivitätentypen in PisaSales hilft die Funktionsleiste, schnell die gewünschte Aktivität mit nur einem Mausklick zu erstellen.
An den verschiedenen Formularen müssen Sie in der Funktionsleiste nur die Funktionen unter Aktivität (Neu) bzw. einen Favoriten klicken, um das entsprechende Eingabeformular zu öffnen.
So können Sie zielgerichtet einen Termin, ein Telefonat, eine Aufgabe usw. mit nur einem Klick erstellen.
Die Entscheidung für einen Aktivitätentyp kann evtl. oft erst im Verlauf der Erstellung einer Aktivität getroffen werden. Deswegen können Sie den Typ der erstellten Aktivität während der Bearbeitung oder auch nachträglich ändern.
Aktivitäten erstellen
Achtung: Das Umwandeln von Aktivitäten ist nur bei vorhandenem Löschrecht des Anwenders auf diese Aktivität erlaubt, da die Quellaktivität beim Umwandeln immer automatisch gelöscht wird.
An fast jedem Aktivitäten-Formular finden Sie links oben in der Titelzeile des Formulars einen kleinen vertikalen Pfeil, der auf Klick eine Auswahl der verfügbaren Aktivitätentypen bietet. Wählen Sie hier einen neuen Typ und bearbeiten Sie die Aktivität.
Beispiel 1
Sie erstellen eine Aufgabe mit dem Inhalt "Bitte eine E-Mail an Herrn … schreiben, mit folgendem Inhalt …."und delegieren diese Aufgabe an einen Kollegen.
Der Mitarbeiter, der diese Aufgabe bekommt, kann dann die Aufgabe durch direktes Umwandeln der Aktivitätenart auf ausgehende E-Mail sehr elegant erledigen ohne
Tipp: Wenn die Aufgabe bereits im Feld Betreff den Betreff der E-Mail enthält, und der Adressat bereits im Feld Für Kontakt steht, dann ist es für den ausführenden Mitarbeiter noch komfortabler, die E-Mail schnell zu erstellen. Er muss nur noch den Text der E-Mail kurz überarbeiten und ggf. formatieren.
Hinweis: Beachten Sie, dass beim Umwandeln in den Typ"E-Mail" nicht automatisch die festgelegte Standardsignatur in den Body der E-Mail gesetzt wird. Daher müssen Sie nach dem Umwandeln ggf. eine Ihrer festgelegten Standardsignaturen erst einfügen.
Beispiel 2
Sie legen ein ausgehendes Telefonat an, weil Sie eine unverbindliche Terminvereinbarung treffen möchten. Es ist nichts weiter zu protokollieren als der Gesprächsinhalt.
Im Verlauf des Telefonates ergibt sich aber ein konkreter Termin, der geplant wird. Also wechseln Sie den Typ des Telefonates gleich in einen Termin.
Umwandeln des Typs einer Aktivität während des Erstellens (Aufgabe wird Termin)
Achtung: Die Quellaktivität (z. B. Telefonat) wird nach dem Umwandeln des Typs in eine andere Aktivität gelöscht und durch die Aktivität des neuen Typs ersetzt (Termin). Dabei werden aber alle erforderlichen und möglichen Einträge aus der Quellaktivität in die neue Aktivität übernommen.
Das trifft auch auf bereits im System gespeicherte Aktivitäten zu, deren Typ im Nachhinein geändert wird.
Beachten Sie also, dass die Quellaktivität (z. B. Aufgabe) keine dokumentationswürdigen Informationen enthält. Diese würden u. U. bei dem Umwandeln in einen neuen Aktivitätentyp verloren gehen.
Hinweis: Dieses Feature unterstützt Sie in erster Linie beim Prozess der Erstellung neuer Aktivitäten. Damit können Sie flexibel auf verschiedene Situationen in der Kundenkommunikation reagieren. Die Änderung des Aktivitätentyps ist kein Ersatz dafür, eine sinnvolle Historie mit dem Workflow von Aktivitäten über Nachfolgeaktivitäten zu gestalten.
Sie sollten das nachträgliche Umwandeln des Typs einer Aktivität generell mit Bedacht durchführen und in erster Linie immer für eine übersichtliche und nachvollziehbare Aktivitätenhistorie an Kontakten und Vorgängen sorgen. Insbesondere, wenn es sich um Aktivitäten handelt, für die Sie selbst nicht der Zuständige sind.
Achtung: Erstellen Sie also beispielsweise zu einem Termin immer entsprechende Aufgaben als Folgeaktivitäten und wandeln Sie einen Termin nicht einfach in eine Aufgabe um, auch wenn das System das unter bestimmten Bedingungen erlaubt!
Siehe auch: Bereits synchronisierte Termine umwandeln
Mit Umwandeln einer delegierten Aktivität durch den neuen Zuständigen werden Eigentümer und Zugriff von der Quellaktivität übernommen. Außerdem wird automatisch geprüft, ob der neue Zuständige Löschrecht für die Quellaktivität besitzt.
Tipp: In Benachrichtigungen zu existierenden Aktivitäten funktioniert der Betreff-Hyperlink auch dann, wenn die Aktivität in einen anderen Aktivitäten-Typ umgewandelt worden ist. Die Beziehungen der Nachricht werden beim Umwandeln korrigiert.