Termin erstellen und verwalten

Die Funktion Verfügbarkeit prüfen am Termin öffnet den Team-Kalender in einem eigenen Fenster und zeigt die Kalender der Terminteilnehmer an. Der Termin hat im Team-Kalender automatisch den Fokus und kann mit Doppelklick oder Kontextmenü bearbeitet werden. werden.

1. Wählen Sie in der Funktionsleiste die Funktion Termin, es öffnet sich das Eingabeformular für Termin.
2. Tragen Sie einen aussagekräftigen Betreff ein.
3. Die Zuständigkeit wird automatisch für den eingeloggten Benutzer gesetzt.
4. Klicken Sie zunächst Speichern und Öffnen und bearbeiten Sie den Termin weiter.
5. Legen Sie die konkreten Zeiträume und Locations fest (Beginn, Ende). Als Ort wird automatisch die Hauptadresse des Hauptteilnehmers verwendet bzw. wenn keine Hauptadresse existiert die Adresse mit gesetztem Post-Flag.
6. Legen Sie fest, ob es ein ganztägiger Termin ist (Ganztägig).
7. Legen Sie die Art des Termins fest.
8. Prüfen Sie je nach Ausgangsobjekt, ob dem Termin ein Vorgang zuzuordnen ist (ist ein offener Vor­gang zu einem Teilnehmer vorhanden, wird dieser automatisch beim Speichern des Termins vorge­schlagen).
9. Legen Sie einen Hauptteilnehmer fest, der stellvertretend für die Teilnehmerliste in Aktivitäten-Übersichtslisten angezeigt wird. 
10. Wechseln Sie ggf. in den Team-Kalender, um die Verfügbarkeit interner Teilnehmer zu kontrollieren und um Terminkollisionen festzustellen. Siehe auch Team-Kalender.
11. Wechseln Sie in die Liste Teilnehmer und ordnen Sie ggf. weitere Teilnehmer zu.
12. Bei internen Teilnehmern ist das Groupware-Flag für Benachrichtigungen mit Update/Synchronisa­tion des Termins automatisch gesetzt.
13. Legen Sie für alle Teilnehmer eine Personenrolle (Rolle) fest. Dabei kann es sich um aktive Rollen (besuchter, erforderlicher Teilnehmer, ... Initiator ...) oder nicht aktive Rollen (nur zur Info, Speichern unter) handeln. Wenn ein Termin in die Groupware synchronisiert wird, dann werden nur alle inter­nen Kontakte als Empfänger des Termins eingetragen, die eine Rolle an dem Termin besitzen. Kon­takte ohne Rolle sind keine Teilnehmer und somit keine Empfänger.

Sie können Personen und auch deren jeweilige Hauptfirma ohne Einschränkung als Termin-Teilnehmer zuordnen. Die Teilnehmer können sowohl Personen als auch beliebige externe Unternehmen sein, unab­hängig davon, ob ein teilnehmendes Unternehmen bereits durch einen seiner Mitarbeiter als Teilneh­mer des Termins vertreten ist.
Dabei kann auch die Hauptfirma der externen Hauptteilnehmer-Person als weiterer Teilnehmer korrekt zugeordnet werden, egal, ob die Zuordnungen im Insert- oder Update-Modus, im nicht modalen oder im modalen Termin-Dialog oder ob die zugeordneten Teilnehmer eine Rolle haben.

Hinweis: Die Auswahl von Verteilerlisten in der Kontaktauswahl ist nicht möglich. Alternativ können Sie aber interne Teams zuordnen.

14. Prüfen Sie, ob Anlagen und Ressourcen zu planen sind und ordnen Sie Anlagen per Drag-and-Drop oder auf die gleiche Art wie Kontakte zu.
15. Pflegen Sie im Editierfeld (Notiz) Kommentare ein bzw. klicken Sie einfach den Button Zeitstempel, um Ihre Signatur abzulegen, unter der Sie die Kommentare einpflegen.
16. Ein neu angelegter Termin hat den Status in Planung. Prüfen Sie, ob der Status geändert werden muss, z.B. auf Fest vereinbart. Pflegen Sie ggf. beim Statuswechsel im Statusdialog das Feld Statu­sinfo, um Gründe und Zusätze zum Statuswechsel zu erfassen.
17. Legen Sie fest, ob Sie vor Beginn des Termins daran erinnert werden möchten (Erinnern).
18. Legen Sie im Reiter Teilnehmer -> Verteiler bei Bedarf fest, an welche interne Mitarbeiter die Ergeb­nisse des Termins verteilt werden sollen. Nehmen Sie diese Kontakte in die Verteilerliste auf. Es muss sich dabei nicht unbedingt nur um Teilnehmer des Termins handeln. Es können nur interne Kontakte gewählt werden.
19. Wenn Sie selbst in der Verteilerliste eines Termins stehen, können Sie diesen als Gelesen markieren bzw. ihn auch kommentieren (Feld Kommentar).
20. Klicken Sie OK bzw. speichern Sie den Datensatz.

Der Termin wird über den Groupware-Connector automatisch an die Groupware übergeben. Damit kön­nen unter anderem interne Teilnehmer, die nicht in PisaSales arbeiten, automatisch per Mail über den Termin informiert und eingeladen werden.

In der Regel sollten Sie an einem stattgefundenen Termin einen Besuchsbericht erstellen. Auch wenn Sie noch keine Kontakte in den Verteiler aufgenommen haben, können Sie mit dem Besuchsberichts-Assis­tenten dann den Termin bzw. Besuchsbericht komfortabel an alle oder ausgewählte Kontakte verteilen.