Korrespondenzdokument (Brief) importieren

Anstelle eines automatisch generierten Briefes kann ein beliebiges lokales Dokument importiert werden, z.B. festes Layout ohne dynamische Adressaten und Anrede oder ähnliches.

Allerdings enthält ein beliebiges lokales Dokument keine der Funktionen wie die in PisaSales verwende­ten Standards (z.B. keine Serienbrieffunktionalität, keine automatische Adressdefinition usw.). Das belie­bige lokale Dokument wird mit der Funktion Bearbeiten dann immer mit der verknüpften Applikation geöffnet.

Eingehender Brief

Die Funktion Importieren wird insbesondere für eingehende Briefe, die z.B. eingescannt wurden und als Bitmap oder PDF zur Verfügung stehen, verwendet. Auch bei Serien-E-Mails, die über ein externes Mail­programm versendet wurden, wird die versendete E-Mail mit Text und Layout als RTF-Dokument am Serien-E-Mail-Formular importiert.

Attention

Achtung: Beim Importieren wird ein eventuell vorhandenes Korrespondenzdokument überschrieben.

Einen eingehenden Brief erstellen Sie ganz einfach:

Bei vorhandenem Absender erstellen Sie am Kontakt einen eingehenden Brief. Anderenfalls öffnen Sie ein neues, leeres Briefformular (Menü Sales/Aktivitäten/Brief/Fax).

  1. Tragen Sie den Betreff des zu importierenden Briefes ein.
  2. Tragen Sie den Absender des Briefes ein (wenn er noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, erstel­len Sie den Absender als Kontakt).
  3. Tragen Sie den Empfänger ein (An), der i.d.R. ein interner Mitarbeiter ist.
  4. Löschen Sie den Eintrag im Feld Vorlage.
  5. Tragen Sie unter Erweitert als Art Eingehender Brief ein.
  6. Speichern Sie den Datensatz.
  7. Klicken Sie die Funktion Importieren und wählen Sie im Dateiauswahldialog von Ihrem lokalen Sys­tem die Datei, die den Brief repräsentiert. Die Datei wird automatisch eingecheckt.
  8. Der Brief ist nun ggf. auch im Preview zu sehen und kann jederzeit angezeigt werden.
  9. Setzen Sie den Status unter Erweitert auf Versandt/Empfangen.
  10. PisaSales fragt nun, ob der Empfänger (interne Mitarbeiter) über den Eingang informiert werden soll, dann können Sie die Post verteilen.

Eingehende Post verteilen

Bei Bedarf wird automatisch eine Nachricht an interne Personen gesendet, die einem eingehenden Fax oder Brief als Empfänger zugeordnet sind. Erstellen Sie einen eingehenden Brief und tragen als Empfän­ger einen internen Mitarbeiter ein (außer Sie selbst sind der Empfänger), so registriert das PisaSales und fragt mit Umsetzen des Status am Brief in Empfangen, ob die Nachricht über den Posteingang an den Empfänger versendet werden soll. Der eingehende Brief kann dann im Entry Portal des Empfängers unter der Ansicht Posteingang verfolgt werden.