Aktivitäten und Kontakte

Mit Erstellen einer Aktivität an einem Objekt (Kontakt, Vertriebsvorgang) stellen Sie automatisch eine Beziehung zwischen zuständigem Bearbeiter, seiner Firma ↔ der Aktivität ↔ dem Kontakt oder Vor­gang her. Diese Beziehungen finden Sie jeweils auf den entsprechenden Formularen im Reiter Aktivitä­ten und dem Feld Projekt wieder.

Die Zuordnung Aktivitäten ↔ Unternehmen und Aktivität ↔ Person wird explizit in der Aktivitäten-Kon­takte-Beziehungstabelle des CRM-Systems gepflegt, um auch die Historie abbilden zu können. Eine Akti­vität gehört genau dann zu einem Unternehmen, wenn Sie diesem Unternehmen entweder explizit zugeordnet wurde oder wenn zum Zeitpunkt des Erstellens der Zuordnung Aktivität ↔ Person die Person dem Unternehmen angehörte. Wird an einer Person eine Aktivität erstellt, ist sie automatisch auch an der Hauptfirma der Person sichtbar.

Wird die Person an oder die Personenzuordnung zu der Hauptfirma gelöscht, so bleiben alle Aktivitäten, die mit dieser Person verknüpft sind, an der Hauptfirma erhalten. Das gilt für interne wie für externe Unternehmen bzw. Mitarbeiter. Aktivitäten, die an der Person vor dem Eintritt in eine Firma erstellt wer­den, bleiben an der neuen Firma verborgen.

1. Wird eine Zuordnung zwischen Aktivität und Person hergestellt und ist die Person einer Firma zuge­ordnet, dann entsteht automatisch eine weitere Zuordnung der Aktivität zu dieser Firma. In den Akti­vitätenlisten der Kontakte (Personen/Unternehmen) tauchen alle direkt und indirekt zugeordneten Aktivitäten auf, während in den Kontaktlisten der Aktivitäten selbst nur die direkt zugeordneten Kon­takte zu sehen sind.
2. Wird eine Zuordnung zwischen Aktivität und Firma gelöscht, dann werden automatisch auch alle Zuordnungen der Aktivität zu Mitarbeitern (Personen) dieser Firma gelöscht.
3. Wird eine Zuordnung zwischen Aktivität und Person gelöscht, ist die Person einer Firma zugeordnet, und ist die Person der letzte (einzige) Mitarbeiterkontakt der Firma mit dieser Aktivität, dann wird die Zuordnung der Aktivität zur Firma - falls vorhanden - auch gelöscht.
4. Sollte eine Aktivität nach dem Löschen einer Kontakt-Zuordnung ohne weitere Referenzen sein, wird sie nach einer Sicherheitsabfrage auch noch selbst gelöscht.
5. Indirekte Zuordnungen gemäß 1. erfolgen nur zur direkten Firma, nicht zu deren (übergeordneten) Mutterfirmen.
6. Eine Löschung gemäß 2. zieht nur das Löschen von Aktivitätenzuordnungen zu Mitarbeitern, aber nicht zu Subunternehmen nach sich.

In allen Fällen, in denen das Löschen einer Zuordnung das Löschen einer weiteren Zuordnung nach sich zieht, erfolgt eine Rückfrage durch das System. Auch in den Fällen, in denen das Löschen einer Zuord­nung das Löschen einer Aktivität (ohne weitere Referenzen) nach sich zieht, erfolgt eine Rückfrage durch das System.

Korrespondenzen haben im Unterschied zu anderen Arten von Aktivitäten eine juristische Relevanz, und sie sollten daher nicht versehentlich mit den o.g. genannten Mechanismen gelöscht werden können, sondern nur explizit aus dem Korrespondenzstamm heraus.

Das Löschen eines Kontakts mit anhängigen Aktivitäten öffnet - analog zu Vorgängen - folgende Abfrage: "Sollen die Aktivitäten des Kontaktes %, die keinem weiteren Kontakt mehr zugeordnet sind, ebenfalls gelöscht werden?" (Ja/Nein)?. Mit "Ja" werden die Aktivitäten selbst gelöscht. Mit "Nein" werden nur die Beziehungen zu den Aktivitäten gelöscht.