Beim Erstellen von Massenmailings in Form von Serienbriefen kann es sehr schnell zu umfangreichen Korrespondenzdokumenten kommen, die mehrere Megabyte an Speicher in der Datenbank belegen. Wird aber anstatt hunderter Serienbriefe einer Marketingoffensive nur ein Dummyfile abgelegt, um den Text als Muster zu sichern (alle Empfänger sind ja in der Empfängerliste am Formular zu sehen), schonen Sie die Datenbankressourcen.
Musterkorrespondenzen werden ohne Abfrage automatisch am Serienbrief angelegt, wenn die verwendete Vorlage die Einzelreportausgabe verwendet (Option Serie am Vorlagenfeld aktiv). Das trifft bei Verwendung der Funktionen Generieren, Bearbeiten und Generieren und Drucken zu.
Die Abfrage nach dem Einchecken einer Musterkorrespondenz erfolgt nur, wenn die verwendete Vorlage die Einzelreportausgabe nicht verwendet (Option Serie am Vorlagenfeld inaktiv).
- Klicken Sie in dem Fall z.B. bei der Abfrage "Muster-Exemplar (mit nur einem Empfänger) einchecken" Nein, öffnen Sie den kompletten Serienbrief in der Textverarbeitung, um ihn beim Schließen in voller Länge in der Datenbank abzulegen/einzuchecken.
- Beim kompletten Serienbrief müssen Sie bestätigen, ob das Dokument in die Datenbank eingecheckt werden soll.
- Bei Musterkorrespondenz Ja schließen Sie den Serienbrief ohne Abfrage, da er als einzelne Textvorlage bereits abgelegt ist.