Tipps zum Umgang mit Aktivitäten

Über den Reportmanager (Druckfunktion) können Sie am Formular "Meine Daten", am Formular einer internen Person und aus dem Entry Portal (Druck-Button und Kontextmenü) einen Bericht fälliger Aktivi­täten ausgeben.

Bei diesem Bericht können Sie als Suchbedingungen den Aktivitätentyp und die Reife angeben. Wahl­weise auch den Zeitraum der Darstellung (Heute, Heute + Morgen, Diese Woche, Diese Woche + Nächste Woche, Diesen Monat, Diesen Monat + Nächsten Monat). Das ist sinnvoll, wenn man sich kurz vor Ende eines Zeitraums befindet.

Aktivitäten legen Sie an den unterschiedlichsten Formularen an. In allen Vorgangsformularen und Kon­taktformularen finden Sie in der Funktionsleiste die Funktion Aktivität (neu), mit der Sie eine Aktivität aus der Funktionsleiste heraus erstellen. Am Button Neu finden Sie ebenfalls Funktionen zum Erstellen neuer Aktivitäten. Im Entry Por­tal müssen Sie bei Bedarf Beziehungen der Aktivität konkret herstellen, während an Vorgängen und Kon­takten die Beziehung automatisch hergestellt ist. Die Funktionen zum Erstellen von Aktivitäten sind in jedem Modul-Formular die gleichen.

Möchte man eine bestimmte Aufgabe/Nachfassaktivität auf einen bestimmten Tag in die Zukunft legen, verändert man das Datum in den Datumsfeldern der entsprechenden Aktivität. Wichtig ist hierbei, mit dem Zeitstempel im Feld Kommentar den Zeitpunkt der Umsetzung zu protokollieren und für einen anderen Agenten eine entsprechende Information zu hinterlegen. Terminieren Sie Aktivitäten über die Datumsfelder, so erscheint die Aktivität zum richtigen Zeitpunkt im jeweiligen Entry Portal, und Sie sehen immer den Beginn einer Aktivität. Beachten Sie ggf., dass zwischen Beginn und Fälligkeit ein ent­sprechendes Zeitfenster eingehalten wird, damit die Aktivität nicht mit Beginn sofort als eskaliert erscheint.

Grundsätzlich können Sie an fast jeder Aktivität einen Zeitpunkt setzen (Erinnern), an den Sie vor Beginn der Aktivität erinnert werden.

Mit dem Import von externen Terminen oder beim Import von E-Mails durch den Groupware-Connector kann die Teilnehmerliste/Empfängerliste unbekannte Kontakte enthalten (Pseudodatensatz mit einge­tragener E-Mail-Adresse in den Spalten E-Mail und Kontakt Speichern als).

In den Listen der Terminteilnehmer bzw. der Mailempfänger ist auf dem Hyperlink im Feld Speichern als eine Funktion implementiert, über die einer E-Mail-Adresse ein Kontakt zugeordnet werden kann. Die Funktion ist das Pendant zum Hyperlink auf eine rote E-Mail-Adresse im Termin/E-Mail-Connector.

Das System prüft, ob der E-Mail-Adresse in Speichern als mittlerweile Kontakte aus dem System zuge­ordnet werden können. Ist das der Fall, dann werden diese in der Kontaktauswahl, die mit dem Hyper­link geöffnet wird, vorgelegt und einer kann zugeordnet werden.

Wenn nicht, wird die Kontaktauswahl vorgelegt und die bekannte Vorauswahl der Terminkontakte ange­boten. Sie können nun entweder einen existierenden Kontakt auswählen oder einen neuen anlegen. Der neue Kontakt erhält die E-Mail zugeordnet. Beziehungen zu Kontakten können auf diesem Weg nicht mehr geändert werden.

Die dem Kontakt zugeordnete E-Mail-Adresse kann auch automatisch in die Stammdaten des Kontak­ts übertragen werden. Dafür öffnet sich nach der Kontaktzuordnung ein Zusammenführungsdialogs (Kontaktinformationen aktualisieren). Er enthält die Felder E-Mail, E-Mail 2, Email 3. Falls eine Mas­ter-E-Mail existiert, wird vorgeschlagen, die "neue"
E-Mail-Adresse (per Radio-Button vorausgewählt) in das Feld E-Mail 2 zu schreiben.

Informationen an andere Agenten über ein geführtes Telefonat oder generell über einen Datensatz kön­nen mit der Funktion Nachricht verteilt werden. Als Empfänger kann eine Person oder ein Team ausge­wählt werden. Z.B. können alle Vertriebsmitarbeiter ggf. als Vertriebsteam erfasst werden. Alle Mitarbeiter dieses Teams erhalten dann die Nachricht, die an das Team verteilt wird.

Bitte nutzen Sie auch die Telefonat-Status (nicht erreicht, besetzt, ...), die für alle Folgeaktivitäten und andere Agenten wichtige Informationen darstellen.

Wenn ein aktiver Vorgang zu einem Kontakt existiert, werden Sie beim Anlegen und auch beim Spei­chern einer Aktivität zu diesem Kontakt vom System gefragt, ob diese Aktivität auch einem dieser Vor­gänge zugeordnet werden soll (das System bietet intelligenterweise auch nur diese Vorgänge an). Damit wird sichergestellt, dass Aktivitäten zum Kontakt auch unter dem Vorgang sichtbar werden und eine Zuordnung entsteht.

An Aktivitäten ersetzen spezielle Felder (Multihyperlink-Felder) eine Vielzahl von Unterlisten (Reiter Speichern unter). Sie können hier diese Aktivität neben den aus dem PisaSales-Standard übergebenen Zuordnungen zusätzlich auch weiteren Objekten bzw. Vorgängen zuordnen. Die Aktivität kann zusätzli­chen Kontakten, Vorgängen und Produkten zugeordnet werden. Hier können Sie mehrere Zuordnungen erfassen. Die Attribute können alternativ als Liste (grauen Pfeil rechts im Feld anklicken) angezeigt wer­den.

Eine Aktivität kann für mehrere Kontakte gleichzeitig erstellt werden, indem Sie mehrere Kontakte der Stammliste des jeweiligen Kontaktformulars markieren und die entsprechende Formularfunktion für Aktivität verwenden. Dabei wird nur eine Aktivität erzeugt und alle selektierten Kontakte dieser zuge­ordnet. Interne Kontakte, die hier als Klient zugeordnet werden sehen diese Aktivität nicht unter "Meine Daten".

Je nachdem, ob die Aktivität aus einem Kontakt oder aus einem Vorgang erstellt wird, ist die direkte Beziehung zum entsprechenden Datensatz immer automatisch hergestellt, aber nicht auch automatisch zu weiteren Beziehungen. Aktivitäten zu Kontakten muss bei Bedarf ein konkreter Vorgang zugeordnet werden. Aktivitäten zu Vorgängen muss bei Bedarf ein konkreter Kontakt zugeordnet werden.

Die Beziehung zu Vorgängen legen Sie in allen Aktivitäten über das Feld Projekt im Kopfformular der Aktivität an. Die Beziehung zu Kontakten wird i.d.R. an Aufgaben über den Reiter Für Kontakt ... bzw. an Terminen über die Teilnehmerliste angelegt, bei Telefonaten unter Gespräch mit ....

Ihnen steht ein benutzerspezifisch einstellbares Default-Format (TXT, HTM) für E-Mail-Body, Telefon, Termin-, Aufgaben- und Memo-Notiz zur Verfügung, einstellbar über die Variablen PSA_DEF_CTT_FMT_% (HTM, TXT). Das Format wird automatisch bei Neuanlegen der Aktivität verwen­det. Es lebt so lange, bis der Benutzer das Format an der Aktivität per Hand ändert bzw. eine Vorlage ver­wendet. Das Feature unterstützt Anwender, die ohne Vorlage sofort im gewünschten Format losschreiben wollen.

Zum Anzeigen und Drucken von Korrespondenzen (Briefe, E-Mails) sowie in allen anderen Aktivitäten kli­cken Sie einfach auf den Eintrag in der Zeile Betreff. Damit öffnen Sie den Text in der jeweils verknüpften Applikation (z.B. MS Word oder Internet Explorer) und verwenden hier die Standard-Druckfunktion des Programmes. E-Mails können auch direkt aus dem Textfeld des E-Mail-Formulars gedruckt werden. Für alle anderen Aktivitäten (Aufgaben Termine, Telefonate und Memos) können Sie auf diese Weise den Text aus dem Notizfeld anzeigen und drucken.

Mit dem neuen Besuchsberichts-Assistent erstellen Sie den Besuchsbericht, können den Termin gleichzei­tig abschließen und verteilen. Im Besuchsberichts-Assistent haben Sie auch die Möglichkeit, einen Frage­bogen zu verwenden.

Am einfachsten fixieren Sie bei Bedarf die wichtigsten Informationen zu einem Termin im Notizfeld. Sie haben unbegrenzte Zeichenkapazität und alle Formatierungsmöglichkeiten. Mit dem Standard-Druckbe­fehl erstellen Sie dann bei Bedarf ein Dokument, das alle Informationen enthält und dem Termin als Dokument zugeordnet wird.

Wenn Sie E-Mails oder einen Brief bzw. Fax erstellen, wählen Sie immer eine entsprechende Vorlage aus, die in Ihrem Unternehmen für E-Mail, Brief oder Fax verwendet wird. Welche konkrete Vorlage verwen­det wird, muss in Ihrem Unternehmen festgelegt werden. Sie können aber für verschiedene Zwecke eine Standardvorlage festlegen, die immer entsprechend der Art der Korrespondenz (Brief, E-Mail, Fax) ver­wendet wird.

• Wechseln Sie dazu in das Formular Meine Daten.
• Klicken Sie in der Funktionsleiste Konfiguration/Korrespondenzvorlagen.
• Durch Klick auf den jeweiligen Button E-Mail, Brief oder Fax öffnet sich der bekannte Auswahldialog, in welchem Sie Ihre bevorzugte Korrespondenzvorlage auswählen und mit OK bestätigen. Beachten Sie, dass die Vorlage natürlich die Korrespondenzart unterstützen muss. Fragen Sie ggf. Ihren Admi­nistrator, wenn Sie keine eigene Vorlage erstellt haben.
• Wählen Sie für das ressourcenschonende Drucken von Serienbriefen einen Drucker aus Ihrem Netz­werk oder einen lokalen Drucker. Dieser wird beim Drucken eines Serienbriefes (Generieren und Drucken) automatisch verwendet.

• Klicken Sie den Button Setzen, um die Vorlage ab jetzt als Standard für die jeweilige Aktivität zu ver­wenden. Sobald Sie nun eine E-Mail, einen Brief oder ein Fax erstellen, wird immer automatisch die von Ihnen gesetzte Vorlage verwendet.

Im Aktivitätenformular kann die verwendete Vorlage jedoch immer individuell gewechselt werden.