PisaSales verfügt über Mechanismen, welche die Zuordnung von Aktivitäten/Kontakten/Projektmappen/Vorgängen untereinander prüfen und unterstützen. Die Vorgangszuordnung kann automatisch erfolgen oder direkt selbst hergestellt werden.
Aktivitäten, Vorgänge und Projektmappen
Hauptprojekt zuordnen
An Aktivitäten können mehrere Vorgänge/Projekte zugeordnet werden, aber nur ein Vorgang kann das Hauptprojekt sein. Ist am Auswahldialog aus mehreren Vorgängen ein Hauptprojekt bestimmt worden, werden alle anderen hinzugefügten Vorgänge automatisch in der Beziehung Speichern unter abgelegt (Nebenvorgänge).
Sie können an der Zuordnung Hauptprojekt auch nachträglich ein anderes Hauptprojekt bestimmen, indem Sie in der Liste des Auswahldialogs das Häkchen an den Vorgängen umsetzen.
Bei Löschen des Hauptprojektes in der rechten Liste wird das erste Projekt in der Liste zum Hauptprojekt der Aktivität.
Admin: Mit diesem Feature sind bei Upgrade auf höhere PisaSales-Versionen ggf. Anpassungen im Customizing erforderlich. Bitte wenden Sie sich in dem Fall an Ihren Projektpartner bei PisaSales.
Hauptprojekt ändern
In bestimmten Fällen können Sie die Vorgangszuordnung auch direkt an der Aktivitätenbeziehung an Kontakten herstellen (Reiter Aktivitäten). Der Reiter muss aktiviert und die Aktivität markiert sein, dann kann über die Funktion Hauptprojekt zuordnen der entsprechende Auswahldialog geöffnet werden. Der Vorgang wird in der Vorgangszuordnung an der Aktivität gespeichert. Weitere Vorgangszuordnungen nehmen Sie dann in der Aktivität selbst über das Unterformular Speichern unter bzw. auch über die Zuordnung Hauptprojekt vor.
Hinweis: Ist an der Aktivität bereits ein Hauptvorgang zugeordnet, wird dieser gegen den neuen Hauptvorgang ausgetauscht. Soll der "alte" Vorgang an der Aktivität bleiben, so ist er als zusätzlicher Vorgang im Unterformular Speichern unter abzulegen.
Leert der Benutzer die Hauptprojekt-Zuordnung im Kopf einer Aktivität, rückt automatisch die in "Speichern unter" vorgenommene Projekt-Zuordnung nach. Gibt es in "Speichern unter" mehr als eine Zuordnung, wird der Projektauswahldialog vorgelegt, um aus den bereits vorhandenen Zuordnungen ein neues Hauptprojekt auszuwählen.
Servicemeldung an Aktivitäten erfassen
An E-Mails und an Telefonaten kann über die Funktion Servicemeldung erzeugen eine Servicemeldung erstellt werden. Damit ist das Erzeugen einer Servicemeldung an den entsprechenden Kommunikationskanälen möglich.
Siehe auch: Informationen zur Servicemeldung finden Sie im Kapitel Service, Allgemeine Prozesse und Die Servicemeldung.
Aktivitäten mit Kontakt-/Vorgangsbeziehungen
Beim Erstellen von Aktivitäten an Kontakten kann es sein, dass der Kontakt ein oder mehrere laufende Vorgänge hat (Vertriebs- bzw. Marketingvorgang, das nicht abgeschlossen ist). Um abzusichern, dass solche Aktivitäten einem laufenden Vorgang zugeordnet werden, prüft PisaSales, ob der betroffene Kontakt einem laufenden (offenen) Vorgang zugeordnet ist. Wenn die Hauptperson der Aktivität eine Firmenzuordnung hat, wird die Prüfung auf offene Vorgänge an dieser Firma durchgeführt, sonst an der Person selbst.
Sind offene Vorgänge vorhanden, bietet PisaSales beim Speichern der Aktivität automatisch an, offene Vorgänge auszuwählen und der Aktivität zuzuordnen.
Hinweis: Handelt es sich bei dem Vorgang um einen Marketingvorgang mit Teilnehmerstatus, erfolgt beim Speichern der Aktivität die Abfrage nach dem Vorgang und automatisch der zu vergebenden Teilnehmerstatus.
Siehe auch: Kapitel Marketing Nachfassaktivitäten und Teilnehmerstatus sowie Teilnehmerstatus und Feedback
Wenn Sie Aktivitäten aus einem Vorgang erstellen, werden Sie automatisch als deren Bearbeiter eingetragen. Neue Aktivitäten werden über die Funktionsleiste an Kontaktformularen und Vorgängen erstellt. Aktivitäten, die aus einem Vorgang heraus erstellt werden, stehen in direktem Kontext zum Vorgang. Werden in der Aktivität selbst weitere Zuordnungen (Kontakte, Anlagen) hergestellt, so stellt PisaSales in der Vorauswahl den entsprechenden Vorgangskontext zur Verfügung.
So werden auch alle Dokumente des Hauptvorgangs und der Person/des Unternehmens, der/das als Hauptteilnehmer definiert ist, angezeigt. Es werden keine Dokumente des Hauptteilnehmers angezeigt, wenn er ein interner Mitarbeiter ist.
Admin: Ihr Administrator/Customizer kann den Status, der einen Vorgang als offen oder abgeschlossen kennzeichnet, den Anforderungen entsprechend in der Prozesskonfiguration anpassen.
Neue Vorgänge an Aktivitäten erstellen
Über den Auswahldialog für die Projektzuordnung können neue Vorgänge zu einer Aktivität angelegt werden (Button Neues Projekt im Auswahldialog). Das Menü schließt alle Vorgänge Vertrieb, Marketing, Service ein. So können Sie bspw. einem eingehenden Telefonat, das Sie angelegt haben gleich auch eine neue Servicemeldung erstellen und zuordnen.
Abfrage auf offene Vorgänge deaktivieren
Wenn Sie Nie fragen im Auswahldialog "Sie haben kein Projekt ausgewählt, wollen Sie dies tun?", aktivieren, kommt keine entsprechende Abfrage mehr. PisaSales verwendet dafür die benutzerspezifische Variable PSA_ACT_SEL_PRO, die dann auf n gesetzt ist. Tragen Sie für die Variable den Wert ALWAYS ein, so kommt die Abfrage zur Vorgangsauswahl immer, auch wenn keine offenen Vorgänge gefunden wurden.
Die Variable finden Sie unter Meine Daten, Funktionsleiste Konfigurationen-> Meine Einstellungen. Das Löschen dieser Variablen stellt den jeweiligen Ausgangszustand (es erfolgt eine Abfrage bei offenen Vorgängen) wieder her.
Aktivitätenhistorie an Projektmappen und Vorgängen
An allen Projektmappen/Vorgängen, die einen Ursprungsvorgang haben können (das sind Marketingvorgänge, Vertriebsvorgänge, Servicemeldungen und Servicevorgänge) finden Sie im Aktivitätenreiter das Drop-Down-Menü Ansicht mit den Einträgen Projekt und Ursprung + Projekt. Damit können die Aktivitäten zugeschaltet werden, die aus dem Ursprungsvorgang (sofern vorhanden) stammen. So kann man z. B. an einem Angebot auch die Aktivitäten der vorangegangenen Geschäftschance einsehen und den Prozessverlauf insgesamt besser verfolgen.