Aktivitäten delegieren und überwachen

Standardmäßig ist immer der Ersteller der Aktivität auch der Zuständige. Aktivitäten mit Delegierungs­status werden bei Bedarf delegiert, indem der Ersteller oder aktuell Zuständige der Aktivität die Zustän­digkeit auf einen anderen Mitarbeiter überträgt. Dabei wird auch der Status der Aktivität automatisch in einen Delegierungsstatus geändert und der zugewiesene Mitarbeiter findet die Aktivität dann automa­tisch in seinem Entry Portal, wenn sie entsprechend datiert und nicht final ist. Der Bearbeitungsstatus (z.B. delegiert) ist am entsprechenden Statussymbol der Aktivität zu erkennen. Aktivitäten mit Delegie­rungsstatus, kann der Zugewiesene Annehmen, Ablehnen oder gleich Erledigen. Bei Annehmen der emp­fangenen Aktivität wird der Bearbeitungsstatus dann vom nun Zuständigen der Aktivität weiter gepflegt.

Attention

Achtung: Es gibt keinen Status Delegiert bei Korrespondenzen (Brief, Fax, E-Mail) und bei Memos. Sie können den Zuständigen an Korrespondenzen ändern, aber es gibt kein Annehmen oder Ablehnen.

Hinweis: Best practice: Die sicherste und kontrollierbare Art, Korrespondenzen zu delegieren ist es, an der Korrespondenz eine Folgeaufgabe zu erstellen. Damit ist gesichert, dass die Aktivität überwacht wird, und Sie haben die Möglichkeit, konkrete Festlegungen für die Delegierung zu verfassen (wer soll Absen­der sein usw.).

Durch Setzen der Checkbox Überwachen an Aktivitäten (Zusatzdaten) werden Sie als Zuständig/Delegie­rend bei Löschen, Eskalation und jeden Statuswechsel, den Sie nicht selbst durchgeführt haben benach­richtigt. Das Verhalten ist unabhängig davon, ob die Aktivität delegiert wurde oder nicht.

Mit Setzen der Checkbox Benachrichtigung bei Annahme/...Ablehnung wird der Delegierende ebenfalls entsprechend informiert.

Wird eine delegierte Aufgabe von einem Dritten angenommen, abgelehnt oder erledigt, dann wird auch der bis dahin Zuständige über diesen Statuswechsel informiert.