E-Mail- und Termin-Connector für Groupware

In PisaSales können Sie E-Mails und Termine aus der Groupware importieren und auch synchronisieren.

Siehe auch: Informieren Sie sich bitte umfassend im Kapitel  Groupware Connector - Groupware-Synchroni­sation

Sie öffnen in der Groupware an E-Mails bzw. Terminen mit dem Befehl "Synchronisieren" einen Synchro­nisationsdialog (Connector). Dieser bietet die Möglichkeit, Betreff und Empfänger für E-Mails bzw. Zuständige eines Termins zu korrigieren. Wenn die E-Mail-Adresse in PisaSales nicht oder nicht eindeutig gefunden wird, kann man hier einen passenden Kontakt neu erfassen oder den richtigen aus der Daten­bank auswählen und zuordnen.

Beispielhaft für MS Outlook 2013

Attention

Achtung: Der PisaSales Web-Client muss geöffnet sein, damit der Desktop Integration Manager gestartet ist, der eine erfolgreiche Synchronisation von Hand gewährleistet. 

Mehrere E-Mails als Stapel einchecken

E-Mail-Connector für Groupware (hier Microsoft Outlook)

Wenn die E-Mail nicht die letzte zu übertragende ist, wird die Option "Für alle" eingeblendet/aktiviert, dann wird gleichzeitig der Button „Servicemeldung erzeugen“ deaktiviert.

Trifft der Import auf unbekannte Absender oder Empfänger, wird der Importvorgang mit dem E-Mail Connector Dialog für die aktuelle E-Mail unterbrochen.

Es werden Hauptklassifikation, Weitere Klassifikationen, Projekte, Kontakte, Produkte und Serviceob­jekte übernommen. Außerdem wirken sich "Speichern und öffnen" und "Abbrechen" auch auf die fol­genden E-Mails aus.

Wird mittels "Abbrechen" der Vorgang abgebrochen wird in Outlook für jede E-Mail, die nicht importiert wurde, eine Meldung generiert.

Die Button-Funktion Speichern und Öffnen im E-Mail-Connector öffnet das Postfach, falls mehr als eine E-Mail importiert wird.

Hinweis: Sie sollten nicht beliebige E-Mails, die nichts miteinander zu tun haben, markieren und als Sta­pel einchecken. Das Verhalten soll vorrangig die Arbeitsweise unterstützen, mehrere, inhaltlich zusam­menhängende E-Mails in einem Schritt zu importieren und dabei gleich alle Verknüpfungen richtig zu setzen. Wenn ein Kontakt bei "Speichern unter / Kontakte" auftaucht, dann geht das System davon aus, dass er zu allen markierten E-Mails gehört und damit aus der ersten E-Mail, die der Server bekommt, vor­belegt wird.

Attention

Achtung: Prüfen Sie beim gleichzeitigen Importieren mehrerer E-Mails, ob diese zusammengehören. Anderenfalls kann es dazu führen, dass vorbelegte Verknüpfungen auftauchen, die im Connector-Dialog nicht korrigiert wurden.

Absender und Empfänger

Die E-Mail wird automatisch dem Absender und den Empfängern zugeordnet, wenn diese in der Daten­bank gefunden werden. Sie können für eingehende E-Mails einen anderen Absender auswählen und Empfänger in der Liste abwählen.

Unbekannte Absender

Ist eine E-Mail-Adresse nicht identisch im System gepflegt, wird sie keinem Kontakt zugeordnet und erscheint zunächst rot dargestellt. Öffnen Sie dann per Hyperlink auf die rot dargestellte E-Mail-Adresse den Kontakt-Auswahldialog, um den Kontakt bzw. die E-Mail-Adresse im System zu korrigieren oder neu zu erfassen.

Attention

Achtung: Unbekannte Absender-E-Mail-Adressen sollten Sie unmittelbar bereits vor dem Einchecken korrigieren und falls möglich, einem konkreten Kontakt zuordnen. Anderenfalls können Sie, außer im Postfach, an E-Mails kaum erkennen, ob eine Absender-E-Mail-Adresse noch unbekannt ist.
Tipp: wenn in PisaSales an einer E-Mail im Absenderfeld nur eine E-Mail-Adresse und kein konkreter Kon­takt steht, handelt es sich in der Regel um einen noch nicht zugeordneten Absender.

§DSGVO  Der Kontakt-Auswahldialog ermöglicht das Erfassen neuer Personen in PisaSales. Beim Neu-Er­fassen von Personen müssen Sie die DSGVO und den Datenschutz beachten!
DSGVO-konformes Erfassen von Personen

Doppelt verwendete E-Mail-Adresse wird beim Import geprüft

Wenn Unternehmen und Mitarbeiter des Unternehmens beide dieselbe E-Mail-Adresse verwenden (was eigentlich nicht sein sollte), wird bei Import der E-Mail die Person (als Ansprechpartner) bevorzugt.

Neue Regel im E-Mail-Connector:

Wird beim E-Mail-Import eine E-Mail-Adresse zweimal gefunden (zwei Kontakte) prüft das System:

  • handelt es sich bei den Kontakten um eine Person und um ein Unternehmen,
  • ist die Person als Mitarbeiter des Unternehmens eingetragen,

dann wird die Person bevorzugt und keine Dubletten-Warnung ausgegeben.

Anderenfalls ist die E-Mail-Adresse nicht eindeutig und wird als solche behandelt.

E-Mails mit "unbekannten" Empfängern einchecken

Beim Import von E-Mails werden auch unbekannte Empfänger-E-Mail-Adressen automatisch importiert. Dadurch vergisst das System bei "Allen antworten" und "Erneut senden" keinen der ursprünglichen Emp­fänger, auch wenn sie in PisaSales nicht bekannt sind.

Diese "unbekannten" E-Mail-Adressen sind im Postfach gekennzeichnet und können dort von Ihnen nachträglich konsolidiert werden.

Das Verhalten beim Import kann über die Variable PSA_IMP_EMA_LNK_UNK_CON gesteuert werden:

  • n = Unbekannte Empfänger werden beim Import automatisch abgewählt.
  • y = Im E-Mail-Connector wird automatisch das Flag "Auswahl" gesetzt. Beim Import wird kein Kontakt eingetragen, aber die E-Mail-Adresse an der Empfängerliste gespeichert (Default-Einstellung).

E-Mail-Antwort auf unbekannten Absender

Bei E-Mails mit unbekanntem Absender, mit manuell zugeordnetem Absender oder Absender mit meh­reren E-Mail-Adressen wird auf die originale Absender-E-Mail-Adresse geantwortet. Das System verwen­det beim Reply nicht die Adresse am möglichen Kontakt, sondern die E-Mail-Adresse des Absenders aus der E-Mail selbst, auch wenn er nicht im System erfasst sein sollte.

Info

Admin: Die Absender-E-Mail-Adresse wird immer in dem Feld EML_FRM abgespeichert (normaler Stan­dard). Ist hier eine gültige Adresse eingetragen so wird diese für die Antwort verwendet. Wenn der Absender unbekannt ist, wird das Feld auch befüllt.

Auf dem Hyperlink im Feld Absender ist eine Funktion implementiert, über die einer "unbekannten" E-Mail-Adresse ein Kontakt zugeordnet werden kann. Soll die E-Mail-Adresse in die Stammdaten des zuge­ordneten Kontaktes übertragen werden, dann öffnet sich nach der Kontaktzuordnung ein Zusammen­führungsdialog (Kontaktinformationen aktualisieren).

Tipp: Siehe auch Tipps zum Umgang mit Aktivitäten -> Unbekannte Kontakte in Teilnehmerliste/Empfängerliste

Nachladen von Bildern in einer E-Mail

Bei der E-Mail-Synchronisation wird das Nachladen von Bildern, die auf externen Quellen liegen, unterstützt (src attribut mit http-Referenz). Siehe auch hier im Abschnitt Postfach Bilder nachladen - Sicherheit.