Besuchsbericht erstellen und verteilen

Ähnlich dem aus dem Marketingmodul bekannten Messeassistent steht ein Assistent zum Erstellen eines Besuchsberichtes am Termin zur Verfügung, den Sie mit der Funktion Besuchsbericht erstellen aufrufen können.

• Automatische Erfassung des Terminzuständigen in die Verteilerliste
• Übernahme der am Termin gesetzten Status als Symbol (Teilnahme-Flag) übernommen.
• Überarbeitung/Korrektur der Zeit.
• Zusätzliche Aufnahme externer, interner Kontakte, Teams und Verteilerlisten.
• Abschließende Bearbeitung der Teilnehmer (Teilnahme-Flag kann mit verschiedenen Zuständen gesetzt werden) und des Verteilers in einer Liste (Verteilen/Folgen Ja/Nein). Es kann an interne Mitar­beiter und an Teams verteilt werden.
  Die Verteilen-Funktion löst alle Teams/Abteilungen vor dem Verteilen auf, wodurch eine Nachricht an Einzelpersonen entsteht. Dadurch wird verhindert, dass ein Termin als ungelesen gefunden wird, obwohl ein Teammitglied den Bericht bereits gelesen hat.
• Wenn Sie wissen, dass alle Teilnehmer am Termin teilgenommen haben, dann klicken Sie einfach den Button Alle teilgenommen anstatt deren Status von Hand zu toggeln. Aber auch danach können Sie das Teilnahme-Flag einzelner Teilnehmer im Assistent immer noch per Hand umsetzen.
• Fragebogen: die Auswahl und das Ausfüllen eines oder mehrerer Fragebögen. Das System merkt sich den zuletzt ausgefüllten und gespeicherten Fragebogen und bietet diesen bei erneutem Aufruf des Assistenten automatisch im Fragebogenauswahl-Feld an.
• Pflege des Notizfeldes
• Prüfung der Anhänge
• Statuswechsel (automatisch auf "Stattgefunden" oder "In Nachbearbeitung", falls der Terminstatus nicht bereits final war)
• Zwischenspeicherung der Terminbearbeitung (Speichern und Schließen)
• Die abschließende Speicherung des Besuchsberichts und Abschließen des Termins (Button Fertig) und die Verteilung des Termins per Nachricht an die ausgewählten internen Mitarbeiter (Flag Verteilen). Hat der Termin noch offene Folgeaktivitäten (z.B. aus dem Fragebogen automatisch erzeugte) kann der Status nur "In Nachbearbeitung" gesetzt werden.
• Zusätzliche/nachträgliche Überarbeitung (Notiz, Teilnehmer usw.) und Verteilung des Termins an wei­tere Personen durch erneuten Aufruf des Assistenten (auch an abgeschlossenen Terminen) und Erweiterung des Verteilers um die gewünschten Personen.

Unabhängig von der Rolle im Termin, kann jeder interne Terminteilnehmer den Besuchsbericht zum Termin erstellen, den Termin abschließen und den Termin auch verteilen. Damit kann insbesondere auch die Dokumentation synchronisierter externer Termine unkompliziert umgesetzt werden.

Darüber hinaus wird unter anderem das praxisnahe Szenario unterstützt, dass z.B. Sachbearbeiter des Zuständigen, die nicht am Termin teilgenommen haben, Informationen im Besuchsbericht erfassen können und den Termin abschließen/verteilen. Abhängig von den Zugriffsrechten der Person auf den Termin kann der Zugriff entweder vom Prozess vergeben werden oder der Zuständige gewährt expli­zit Schreibrecht. Ohne Zugriff wird die Funktion abgewiesen.

Die Funktion An alle internen Mitarbeiter verteilen schließt den Initiator eines Termins ein und fügt auch den angemeldeten Benutzer zur Verteilerliste hinzu. Damit kann auch er den Besuchsbericht im Nachhi­nein kommentieren. Die Quickfilterauswahl Verteiler: Meine … findet nur die Termine, bei denen man nicht der Zuständige sondern nur als Verteiler aufgeführt ist.

Der Filter Meine ungelesenen Berichte in der Übersicht zeigt demzufolge nun alle Berichte an, in denen Sie als Verteiler eingetragen sind

Werden an einem finalen Termin mit einem generierten Besuchsbericht berichtsrelevante Felder geän­dert (Feldinhalt wird vom Besuchsbericht ausgewertet), dann wird der Bericht an der Aktivität (Termin) nach entsprechender Meldung gelöscht und es wird aufgefordert, einen neuen Bericht zu generieren (den Bericht zu aktualisieren). Im Reiter Besuchsbericht nutzen Sie dafür rechts oben in der Ecke den Icon-Button zum Aktualisieren.

Ein Besuchsbericht unterliegt erst dann der automatischen Aktualisierung, wenn er zuvor vom Zuständi­gen des Termins mit dem Besuchsberichts-Assistenten erzeugt worden ist. Somit wird verhindert, dass im System z.T. unvollständige bzw. sich noch in der Konzeptphase befindende Berichte existieren. Nach erzeugtem Besuchsbericht hat der Termin in diesem Fall ein Brillensymbol (Bericht ausgefüllt) in der Ter­minübersichtsliste, sonst nicht.

Tipp: Das Feld kann zur Definition von Filtern/Watchlists herangezogen werden, z.B. „Zeige mir alle Ter­mine, für die noch kein Besuchsbericht erstellt worden ist“ (Suchbedingung RPT_SET_PIC = '').

Zur Nachbereitung eines Termins mit einem Besuchsbericht und dem Verteilen des Termins/Besuchsbe­richtes können Sie sich in diesem kleinen Video (9 Min.)informieren