E-Mail versenden

Sie können die E-Mail direkt über den PisaSales-Server versenden, oder Sie generieren die Mail in der entsprechenden Groupware und können sie anschließend versenden.

Über PisaSales-Server versenden

  1. Öffnen Sie die E-Mail.
  2. Wählen Sie in der Funktionsleiste Direkt senden, um die E-Mail über den PisaSales-Server zu versen­den. Ggf. müssen Sie die Einstellungen für POP3 und SMTP in Meine Daten -> Funktion Konfiguration -> Server-Groupware konfigurieren.

Hinweis: Die versendete E-Mail erscheint nicht als gesendete Nachricht im E-Mail-Programm, bekommt aber in PisaSales den Status Versandt. In einer aus PisaSales versandten E-Mail ist beim Empfänger als letzte Zeile der Identifier "GID" enthalten. Dabei handelt es sich um eine systeminterne Information, die notwendig ist, um die E-Mail beim Einchecken identifizieren zu können. Die Schriftfarbe der GID ist dem Hintergrund der E-Mail angepasst und kann somit bei weißem Hintergrund nicht gesehen werden. Wol­len Sie das ändern, kann Ihr Administrator den Wert der Umgebungsvariablen PSA_CPD_EMA_GID_CLR entsprechend ändern.

Über Groupware versenden

  1. Alternativ klicken Sie die Funktion im E-Mail-Programm generieren, um die E-Mail im entsprechenden Mailprogramm zu öffnen (z.B. MS Outlook).
  2. Die Microsoft-Sicherheitsabfrage für Zugriff auf das E-Mail-Programm ist zu erlauben (Pop-up im Hintergrund).
  3. Bearbeiten Sie die E-Mail ggf. in der Groupware.
  4. Versenden Sie die E-Mail aus der Groupware.
  5. Nach dem Senden aus dem Mailprogramm sollten Sie das Einchecken der E-Mail bestätigen, um sie später in PisaSales zuordnen und lesen zu können. Der Status der Mail ist automatisch auf Versandt.

Hinweis: U.U. kann es sein, dass die E-Mail den Status in Bearbeitung besitzt (z.B. wenn sie bearbeitet wurde und vergessen wurde, den Status zurückzusetzen) und damit die weitere Bearbeitung nicht mög­lich ist. Dann klicken Sie bitte auf den Button Erweitert und Status und setzen den Status auf Noch nicht versandt/erstellt. Dabei muss aber gesichert sein, dass die Korrespondenz nicht tatsächlich aktuell bear­beitet wird.
Eine in PisaSales erstellte und in der Groupware (MS Outlook) weiterbearbeitete E-Mail wird nach dem Versenden immer ohne Abfrage nach PisaSales synchronisiert, womit konsistente Datenhaltung gesichert wird. Der Versuch, den Status der bereits gesendeten E-Mail zu ändern, wird entsprechend quittiert.

Auflistung der Anlagen im E-Mail-Header

Nach dem Versand einer E-Mail wird in den Text der E-Mail automatisch ein Header mit Informationen zu Sendezeit, Absender, Empfänger, etc. eingefügt. Dieser Header enthält auch die Namen der E-Mail-Anhänge. Dadurch ist auf einem Ausdruck der versandten E-Mail klar nachzuvollziehen, welche Anlagen mit verschickt wurden.

Löschen versendeter E-Mails

Attention

Achtung: E-Mails, die versendet wurden, sollten nicht gelöscht werden, um die Aktivitätenhistorie nach­vollziehen zu können.

Wird es dennoch aus dringenden Gründen erforderlich, so ist es dem Eigentümer der E-Mail (Ersteller) immer möglich, versendete E-Mails in PisaSales zu löschen.
Bitte prüfen Sie diese Möglichkeit gewissenhaft, denn die gesendeten Informationen sind zwar beim Empfänger aber dann ggf. nicht mehr in Ihrem CRM-System!

Den Text einer versendeten E-Mail (finaler Status) kann bei besonderem Erfordernis nur der Administra­tor löschen.

Bestimmung des Status von Anlagen an E-Mails

Wenn Dokumente als Anhang an Korrespondenzen mit-versandt werden, die sich zum Zeitpunkt des Versands im Status In Entwicklung befinden, muss entschieden werden, mit welchem Status diese Anla­gen versendet werden. Denn wenn dieses Dokument im nachhinein noch weiter bearbeitet wird, so referenziert der Mailanhang ggf. auf einen anderen Stand des Dokumentes, als der Empfänger bekom­men hat.

Beim Versand von Dokumenten, die sich in einem nicht-finalen Status befinden (z.B. in Entwicklung), kommt folgende Meldung:

Warnung bei Versenden nichtfinaler Dokumente

In diesem Fall müssen Sie entscheiden, ob das Dokument freigegeben wird, und somit der finale Stand beim Empfänger nachvollzogen werden kann. Anderenfalls können Sie den Stand des versendeten Doku­mentes nicht nachvollziehen.