Interne Mitarbeiter geben ihren Kalender für andere Benutzer frei, indem sie die Funktion in Meine Daten -> Konfiguration -> Kalenderfreigabe aufrufen. In der Liste kann nach internen Mitarbeitern gesucht werden, die ein LOGIN haben. Die Suche erstreckt sich über das Feld Name. Sie legen hier fest, welche anderen Benutzer mit welchen Rechten Zugriff auf Ihren Kalender haben.
Freigabe des Kalenders oder Ressourcen für andere Benutzer
Freigabe des eigenen Kalenders für interne Mitarbeiter
Dabei handelt es sich um den selben Dialog der auch direkt an den Kalendern über das Share-Symbol in der Titelleiste geöffnet wird.
Hinweis: Im Team-Kalender werden nicht-personelle und technische Ressourcen angezeigt, wenn sie für den Kalender freigegeben wurden.
Die Freigabeflags in der Liste haben folgende Bedeutung:
Standardfreigabe
Der Benutzer erhält Standardzugriff. Der Standardzugriff wird im Kopf des Freigabedialogs festgelegt. Abweichende Zugriffsrechte für einzelne Benutzer können durch Setzen der adäquaten Freigabeflags in der Liste eingestellt werden. Diese Freigaben in der Liste haben Vorrang vor der Standardfreigabe.
Nicht definiert
Es ist keine Freigabe definiert. D.h., dass der Kalender für andere nicht zu sehen ist.
Anzeigen
Der Benutzer darf alle "meine" Aktivitäten einsehen.
Anlegen
Der Benutzer darf zusätzlich neue Aktivitäten für mich anlegen (d.h. an mich delegieren) und nachträglich ändern.
Verändern
Der Benutzer kann alle meine Aktivitäten ändern. Er erhält Vollzugriff.
Öffnet der Benutzer das Aktivitätenformular per Hyperlink oder über Kontextmenü aus dem Team-Kalender, wird der weitere Zugriff auf die Aktivität über die Kalenderfreigabe gesteuert.
Hinweis: Die Kalenderfreigabe ersetzt nicht die normale Zugriffsverwaltung, sondern ergänzt sie durch weitere Einschränkungen. Es erfolgt keine Ausweitung der Zugriffsrechte - auch wenn die Freigabe "Verändern" lautet (sprich: Vollzugriff). In diesem Fall darf man nur ändern, wenn man auch Schreibrecht auf den Datensatz hat. Im umgekehrten Fall bedeutet das aber, dass "Anzeigen" jedes Verändern im Team-Kalender verhindert, selbst wenn man den Datensatz eigentlich ändern dürfte.
Wichtig: Das gilt nur im Kontext des Team-Kalenders, die gewohnten Aktivitätenformulare betrifft das nicht.
Admin: Standardfreigaben können vom Administrator benutzerspezifisch vorgegeben werden, z.B. nachdem ein neuer Mitarbeiter in das System eingepflegt wurde. Die Freigabeliste ist über das Menü Administration -> Kontakte -> Kalenderfreigabe erreichbar. Eine vom Administrator vorgegebene Standardfreigabe kann vom Benutzer modifiziert werden, falls die Rechte auf den Standard-Freigabedatensatz nicht vom Administrator eingeschränkt wurden.
Default für Standard-Kalenderfreigabe
Der Default der Kalenderfreigabe ist grundsätzlich „Verändern“. PisaSales möchte administrative Vorgaben unterstützen, die eine Zusammenarbeit aller Mitarbeiter im CRM fördern. Der Default lässt sich über die neue Variable PSA_NEW_USR_DEF_CLD_SHR steuern. Die Standard-Freigabe kann von Kontaktadministratoren nur beim Neuanlegen eines PisaSales-Benutzers in der Benutzerverwaltung noch geändert werden (Administration -> Kontakte -> Benutzerverwaltung -> Button „Neuer Benutzer).
Mit dem SQL-Script „Standardkalenderfreigabe setzen“ lässt sich die Standard-Freigabe für bereits vorhandene Kontakte ändern.
Freigabe von Ressourcen für andere Benutzer
Ebenso werden technische und nicht-personelle Ressourcen für die Benutzung durch andere Mitarbeiter freigegeben.
Technische und nicht-personelle Ressourcen werden direkt in der Ressourcenverwaltung Formular Ressourcen im Reiter Kalenderfreigabe für den Team-Kalender freigegeben.
Damit ist es möglich, Ressourcen, die in der Ressourcenverwaltung angelegt wurden, für Termine zu verwenden und zuzuordnen.
Siehe auch: Zum Freigeben von Ressourcen für den Team-Kalender informieren Sie sich bitte zusammenhängend im Kapitel Ressourcen Ressourcen im Team-Kalender -Allgemein- sowie Ressourcen im Team-Kalender