Siehe auch: Umfassende und hilfreiche Informationen finden Sie im Kapitel Groupware Connector - Groupware-Synchronisation, Termin-Synchronisation, insbesondere Teilnehmer, Benachrichtigung, Rollen und Status und Wie Sie richtig und sicher benachrichtigen.
Benachrichtigung von Termin-Teilnehmern
Um sicherzugehen, dass interne Informationen zu einem Termin nicht durch Synchronisation für externe Terminteilnehmer sichtbar werden, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise und informieren Sie sich bitte auch im oben genannten Kapitel.
Szenario
Termine können zum einen auch komplett in Outlook angelegt und verwaltet werden. Anschließend werden diese Termine nach PisaSales importiert. In der Regel geschieht das automatisch. Das bedeutet:
- alles aus der Terminvorbereitung in Outlook wird nach PisaSales übernommen
- die Groupwareflags zur Benachrichtigung der Teilnehmer sind dann in PisaSales am Termin automatisch für alle Teilnehmer gesetzt, also auch für externe Kontakte, die in der Teilnehmerliste sind.
- infolgedessen werden alle Änderungen am Termin in PisaSales auch automatisch wieder zurück synchronisiert und gehen über Outlook an alle Teilnehmer raus, sind also durch die Teilnehmer zu sehen.
Im Gegensatz dazu:
- Wird der Termin in PisaSales erstellt, dann sind die Groupwareflags zur Benachrichtigung der Teilnehmer automatisch nur an den internen Kontakten nicht aber an den externen Kontakten gesetzt. Damit haben Sie zunächst Kontrolle über die Benachrichtigungen.
Kritische Situation
Werden Termine in PisaSales mit externen Kontakten, die das Groupwareflag haben, synchronisiert, dann werden alle Informationen, die in der Terminvorbereitung (Notizen) stehen oder als Anhang zugeordnet sind, immer auch synchronisiert. Sie können das Groupwareflag an externen Kontakten nicht beliebig setzen. Einmal gesetzt, müssen sie den externen Kontakt aus der Teilnehmerliste entfernen, wenn Sie ihn von der Synchronisation des Termins ausschließen wollen.
Ratschlag
Synchronisieren Sie Termine mit externen Teilnehmern nur nach eingehender Prüfung auf Interna im Notizfeld (Terminvorbereitung). Nutzen Sie zur Terminvorbereitung die Möglichkeiten, Informationen für den internen Gebrauch in PisaSales unkompliziert in Form von Folgeaktivitäten am Termin (z.B. Memo, Aufgabe etc.) abzulegen.
Import und Synchronisieren eines externen Termins
Der Groupware-Connector kann Termin-Einladungen von externen oder unbekannten Kontakten in den Postfächern interner Mitarbeiter identifizieren und die dazugehörigen Groupware-Termine automatisch nach PisaSales importieren. Der Import ist auch manuell über das Outlook-AddIn möglich.
Ein externer Termin ist immer in der Hoheit des Organisators, also des externen Kontaktes, der ihn erstellt hat. Ein Update des Termins durch den Organisator kann jederzeit erfolgen, es kann z.B. sein, dass der Organisator eine Agenda ergänzt hat oder andere Informationen aktualisiert. Solange der Termin nicht "abgeschlossen" ist oder nicht auf "nicht synchronisieren" gesetzt wurde, muss man immer damit rechnen, dass ein Update von außen automatisch importiert wird.
Achtung: Wurden in PisaSales zwischenzeitlich Informationen in der Terminvorbereitung des externen Termins erfasst, dann wird es passieren, dass diese Informationen durch ein externes Update des Termins überschrieben werden.
Tipp: Den externen Termin auf "nicht synchronisieren" setzen (Zusatzdaten), wenn man ein Protokoll etc. in der Terminvorbereitung schreibt. Wird der Termin dann abgeschlossen, so ist er ab dem Zeitpunkt von der Synchronisation ausgeschlossen.
Siehe auch: Kapitel Groupware-Connector, insbesondere Import und Synchronisieren externer Termine, insbesondere Teilnehmer, Benachrichtigung, Rollen und Status und Wie Sie richtig und sicher benachrichtigen.